Все знают, что частых переключений между задачами лучше избегать. Но вы когда-нибудь задумывались, на сколько это плохо? Мы собрали конкретные цифры из нескольких авторитетных источников.

Что такое переключение контекста

Переключение контекста — это не просто смена задачи. Это сложный процесс, когда мозг сбрасывает старую «рабочую модель» задачи и строит новую. Даже при уловии быстрого переключения происходит когнитивное перестроение.

Сколько времени теряется на переключение

В иследовании Университета Лафборо (Англия) обнаружено, что на возврат в контекст после короткого переключения — прочтения одного email-сообщения — уходит в среднем 64 секунды. Казалось бы, не так много. Но проблема в том, что почтовые сообщения приходят десятки раз в день в произвольное время. При использовании мессенджеров ситуация усугубляется в разы. Совокупные потери времени при отвлечении на оповещения и звонки, если они хаотичны, могут достигать 1-2 часов в день.

При увеличении сложности задач растёт и «цена» переключения. Так Глория Марк, профессор Университета Калифорнии (Ирвайн, США) и автор множества исследований по личной продуктивности, в своём интервью называет самыми «вредными» переключения между «рабочими сферами» — группами задач с абсолютно разным контекстом, например, между целыми проектами на различную тематику. Она даёт оценку среднего времени переключения между такими сложными задачами — 23 минуты 15 секунд при среднем количестве порядка 10 «рабочих сфер» в день. Это целых 4 часа рабочего времени!

Ситуация не сильно зависит от сферы деятельности: в своих работах Глория Марк изучала финансовых аналитиков, менеджеров и разработчиков. Ещё одно исследование прерываний в процессе разработки ПО от Университета Калгари (Канада) упоминает оценку порядка 5-20 минут, чтобы вернуться в состояние «потока» после каждого переключения.

Дальше математика простая: даже оптимистичный вариант ~1 час в день — это в среднем ~18 часов в месяц при стандартной рабочей неделе за вычетом праздников и отпусков, или минимум ~27 «потерянных» рабочих дней в год. Так можно на второй и третий отпуск накопить, если никогда не переключаться 😂

Когнитивные и морально-психологические издержки

Одно из исследований уже упомянутой Глории Марк утверждает, что даже если совокупное время на выполнение задач не изменяется при переключениях, то страдают сами люди. После прерываний многие могут работать быстрее, выравнивая общую продолжительность задач, но при этом испытывают значительно больше стресса и усталости. В долгосрочной перспективе это может вести к более серьёзным потерям в виде выгорания и проблем со здоровьем.

Дополнительные факторы, увеличивающие потери

Несмотря на восприятие, что внешние прерывания более вредны, авторы уже упомянутого исследования из Университета Калгари выяснили: самостоятельные переключения (voluntary switches) нарушают работу и ухудшают производительность разработчиков сильнее. Поэтому, строго говоря, оповещения мессенджера лучше, чем бессистемно самому проверять непрочитанные сообщения.

Правда тут тоже есть нюанс. Если самостоятельный перерыв запланирован, то на него тратится меньше когнитивных усилий, т.к. сам мозг начинает готовиться к нему заранее. Это подтвердило исследование Мичиганского Университета (США).

Всё-таки сложная штука этот наш мозг. 🧠

Как уменьшить потери: проверенные подходы

Многие наверняка уже на своём опыте выработали для себя полезные правила и привычки. Для остальных попробуем сэкономить время, указав наиболее важные практики:

• Выделение блоков времени под одну задачу — помогает избежать перенаправления внимания. Особенно это касается сложных задач, требующих большой концентрации. Лучше такие слоты ставить на утро, когда усталости ещё нет. Если используете календарь — ставьте блокер прямо в него и строго соблюдайте расписание. Так и коллеги не будут отвлекать неожиданными встречами, и у вас будут вырабатываться дисциплина и навыки планирования, декомпозиции задач и оценки времени.

• Тонкая настройка оповещений — значительно снижает внешние отвлечения. Отключайте уведомления совсем, либо тонко настраивайте только важные. Не забывайте ставить статус «не беспокоить».

• Пакетная обработка входящих сообщений — уменьшает количество переключений. Проверяйте почту и мессенджеры по расписанию или после завершения других задач. При необходимости планируйте это время в календаре.

• Использование инструментов — помогает упорядочить мысли, грамотно планировать и ничего не забыть. Календарь, todo-списки, таск-трекеры и т.д. — люди их не зря придумали. При их использовании старайтесь скрывать лишнее из поля зрения: оставлять видимыми только задачи и встречи на текущий день.

• Планирование встреч и звонков — минимизирует наиболее вредные для концентрации синхронные коммуникации. Лучше встречи ставить подряд одна за одной на вторую половину дня — так останется больше времени на сложные задачи, требующие сосредоточенности.

Кстати, если вам приходится организовывать много встреч (с сотрудниками, учениками или кандидатами на вакансии), попробуйте наш инструмент Телемост Плюс для быстрого создания приглашений.

Вместо заключения

Самое сложное в решении проблемы переключений внимания — не осознать всё это, а превратить данные практики в персональные привычки. На это требуется моральное усилие. Поэтому удачи вам в работе над собой!